BİRİNCİ KISIM

Başlangıç       

Konu ve kapsam

     Madde l - Bu yönetmelik, 1512 sayılı Noterlik Kanununun düzen­lenmesini Yönetmeliğe bıraktığı hususlar ile kanunun uygulanabilmesi için gerekli olan diğer konuları kapsar. (N.K. Md. 198)

İKİNCİ KISIM

Noterlik dairesinin yerinin tesbiti ve değiştirilmesi

Noterlik dairesinin yerinin tespiti

Madde 2 - Her asliye ve münferit sulh mahkemesinin bulunduğu yerde kurulan noterlik dairesinin yeri, o noterliğin bağlı bulunduğu noter  odası ile mahalli Cumhuriyet Savcılığının düşüncesi alındıktan sonra Adalet Bakanlığınca tespit edilir.

     İlgili oda Bakanlığa görüşünü bildirmeden evvel, açılacak noterliğin yerinin tesbiti için bir üyesini görevlendirebilir. Bu üye incelemesini bir rapor ile odaya bildirir. Oda saptayacağı görüşünü varsa belgeleri ile bir­likle noterliğin bulunduğu yer Cumhuriyet Savcılığına gönderir. Cumhuriyet Savcılığı da gerekli gördüğü araştırma ve incelemeleri yaptıktan sonra

kendi görüşü ile birlikte evrakı Adalet Bakanlığına yollar.

     Noterlik dairesinin iş merkezlerinde ve mümkün olduğu oranda mahkemelere ve bankalara yakın yerlerde açılması hususu göz önünde tutulur.

Noterlik dairesinin yerinin değiştirilmesi

     Madde 3 - Bir noterliğin yerinin değiştirilmesinde de 2. madde hükümleri uygulanır.

     Dairesinin yerini değiştirmek isteyen noter, gerekçe göstermek sure­tiyle Adalet Bakanlığına başvurur.

     Bir noterlik dairesinin yerinin değiştirilmesi, noterin muvafakatı ve ilgili odanın görüşü alınmak suretiyle Türkiye Noterler Birliğince de iste­nebilir.

     Yangın, su baskını vesair tabii afetler nedeniyle yer değiştirmek ve iş yerini tahliye etmek mecburiyetinde kalan noter, tayini sırasında belir­lenen bölge içerisinde kalmak şartıyla Adalet Bakanlığına, Odaya ve Cumhuriyet Savcılığına haber vermek suretiyle çalışma yerini değiştirebi­lir.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Noterlik Dairesinin İç Düzeni

Noterlik dairesine tabela ve bayrak asılması

     Madde 4 - Her noterlik dairesinin bulunduğu binanın dış kısmında ve herkesin kolaylıkla görebileceği biçimde bir yere, resmi dairelerin ta­belaları niteliğinde ve noterliğin ünvanını taşıyan bir tabelanın asılması zorunludur.

     Umumi iş hanlarının bir bölümünde bulunan noterlik dairelerinin ta­belaları hem binanın dışına ve hem de bina içinde dairenin bulunduğu bö­lüm kapısına asılır.

     Reklâm niteliğinde olmamak şartıyla ve iş sahiplerinin noterlik da­iresini kolayca bulmalarını sağlamak amacı ile büyük iş hanlarının dış kıs­mına dışardan görülecek şekilde veya binanın etrafını çevreleyen yaya kaldırımlarını taşmamak kaydıyla giriş kapıları önüne tabela asmak, noterlik ünvanını ve noterin ad ve soyadını yazmak veya yazılı levha asmak mümkündür. Bu tabela ve levhalara noterlikte kullanılan evraka ve kartvizite doktor ünvanından başka hususların yazılması reklâm sayılır.

     Noterlik daireleri, bulundukları binalara tatil günlerinde Türk Bayrağı Kanununun 3. ve Türk Bayrağı Tüzüğünün 9. maddeleri uyarınca Bayrak çekmek zorundadırlar.

Noterlik dairesinin kiralanması, döşenmesi ve giderleri

     Madde 5 - Noterlik dairesinin bulunduğu bina veya binaların kira sözleşmeleri, daire adına noter tarafından yapılır.

     Noterlik daireleri, noterliğin sınıfı, iş yoğunluğu ve geliri göz önünde tutularak döşenir.

     Döşeme Deyimi : Noterlik dairesinde bulunan ve mesleki faaliyetin ifası için, gerekli, noterin şahsına ait eşya ile noter tarafından daire hizme­tine tahsis edilmiş taşınır ve sabit eşya ve malzemenin tamamını kapsar. Bunların hepsi notere aittir.

     Kanunda ve yönetmelikte yazılı defter, evrak, belge ve emanetler yukarıdaki fıkra kapsamı dışındadır.

      Noterlik dairesinin kirası, aydınlatma, ısıtma, kırtasiye, personel üc­retleri, sigorta primleri, iş yeri ile ilgili vergi, resim ve harçlar, görevin ya­pılabilmesi için başkalarına gördürülen iş karşılığı ödenen ücretler, döşe­me ve demirbaş amortismanları, görevle ilgili PTT ücretleri ve vergi mev­zuatına göre gider kaydı mümkün olan sair harcamalar noterlik giderleri­dir.

Noterlik dairesinin bölümleri

     Madde 6 - Noterlik dairesi, noterliğin sürekli faaliyet gösterdiği yer olup noter çalışma, servisler, bekleme ve arşiv bölümlerinden oluşur.

     Her daire, o yerdeki noterlik işlerinin yoğunluğu göz önünde tutula­rak, işlerin rahat görülmesini sağlayacak ve iş sahiplerinin kolaylıkla işle­rini gördürebilecekleri nitelikte olmalıdır

     Noterlik dairesi bağımsız bir bina olabileceği gibi bir binanın bir da­iresi veya bir dairenin münasip bir bölümü de olabilir.

     a) Noter çalışma bölümü :

     Noterlik dairesinde noterin oturduğu yerdir. Daire içinde ayrı bir oda olabileceği gibi aynı mahalde icabı hale göre ve noterlerin tensip edeceği şekilde diğer mahallerden ayrılmış bir bölüm de olabilir.

Şu kadar ki; noter odası imkan nisbetinde diğer bölümlerle irtibatlı ve bölümleri daimi surette gözetim altında bulundurabilecek durumda olur.

     b) Servisler Bölümü :

Noterlik işlemlerinin görüldüğü ve personelin çalıştığı yerdir. Baş­kâtiplik, hesap işleri, vezne, yazı işleri ve tebligat işleri servislerinden olu­şur.

     Servislerle bekleme bölümlerinin birbirine karışmamasına dikkat olunur.

     İş yoğunluğu ve noterliğin sınıfı göz önünde tutularak servisleri azaltma ve çoğaltma noterin takdir ve yetkisi içindedir.

     c) Bekleme Bölümü :

     İş sahiplerinin işlerini gördürürken bekleyecekleri yerdir.

      İş Kanununa göre, iş yerinde asgari ücreti, çalışma saatlerini belirten bir levha ile çalışanları ve sıfatlarını bildiren levha asılır

     d) Arşiv Bölümü :

     Noterlik evrak ve defterlerinden kanun ve tüzüklerin tespit ettiği sü­reler sonuna kadar saklanması öngörülen bilcümle kağıt, defter vs. nin saklandığı yere arşiv bölümü denir.

     Bu bölüm noterlik dairesinin içinde olabileceği gibi daire dışında bir yerde de olabilir.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Noterlik Dairesinin Çalışma Şekli

Noterlerin genel ve özel olarak yapacakları işlemler

     Madde 7 - Noterler ilgililerin istekleri üzerine hukuki işlemleri ka­nunlar ve yönetmeliklerde gösterilen şekil ve surette yapmak zorundadır­lar.

     Noterlerin görevlerine giren işler mahiyetleri itibariyle genel ve özel işler olarak iki gruba ayrılır.

a.)Genel olarak yapılacak işler

Evlenme sözleşmesi, Gayrimenkul satış vaadi sözleşmesi, Zilyetlik devri sözleşmesi, Miras taksimi, G. menkul hibe vaadi sözleşmesi, Şirket sözleşmesi, İrtifak hakkı vaadi ve ortak mülkün idaresi sözleşmesi, Medeni Kanunun 748. maddesine müstenit sükna hakkı sözleşmesi, Kaydı hayat ile irat bağlanması sözleşmesi (Borçlar Kanunu 507), Ölünceye kadar bakma sözleşmesi (Borçlar Kanunu 511), Mülkiyeti muhafaza kaydı ile satış sözleşmesi, Kira sözleşmesi, Menkul mallarda hibe sözleşmesi, Taksim ve ifraz sözleşmesi, Evlat edinme sözleşmesi, Temlik, Taahhütname, Kefaletname, Vasiyetname, Vakıf senedi, Aile Vakfı senedi, Tanıma senedi, Muvafakatname, Sulhname, Yeddiemin senedi, Rehin senedi, Fesihname, Borç senedi, İbraname, Beyanname, Şahadetname, Piyango - Kur'a ve toplantı tutanağı, Emanetleri saklama tutanağı, İfade tutanağı, Tespit tutanağı, Vekaletname, Defter onaylanması, Çevirme, Örnek çıkartma, İmza sirküleri, Protesto işleri, İhbar - İhtarname işleri ve tebliği, Tescil,

b) Özel olarak yapılacak işler

Tespit işleri,
Emanet işleri (emanet kabul ve saklama),
Vasiyetname ve ölüme bağlı tasarruflarla ilgili işler,
Tebligat işleridir.

Noterlik personeli ve servisleri

     Madde 8 - Her noterlik dairesi işlerin yoğunluğuna göre yeteri ka­dar personel ve gereği kadar servisler halinde çalışır.

     Noterlik personeli, noterin emri altında çalışan kâtip ve hizmetliler­dir. Başkâtipler ve kâtipler noterliğin her işinde ve muamelâtında fiilen ça­lışmak zorundadırlar.

     Odacı, temizleyici ve bekçilik gibi işlerde çalışan «hizmetli» dir. Bunlar dışındaki hangi serviste çalışırsa çalışsın tüm personel «noter kâti­bi» dir.

     Noter, iş yoğunluğuna göre kâtip ve hizmetli adedi ile servis duru­munu tayin eder. Ancak sınıfı ne olursa olsun enaz iki kâtip bulunan no­terliklerde kâtiplerden birisi «başkâtip» lik görevi yapar.

Noter kâtibi olabilme şartları

Madde 9 - Noter kâtibi olabilmek için :

A) Devlet Memurları Kanununun 48. maddesine göre;

l - Genel Şartlar:      

a) Türk vatandaşı olmak,

b) Devlet Memurları Kanununun 40. maddesindeki yaş hadlerinde bulunmak,

c) Devlet Memurları Kanununun 41. maddesine göre ortaokulu bitir­miş olmak,

d) Kamu haklarından mahrum bulunmamak,

e) Ağır hapis veya 6 aydan fazla veyahut affa uğramış olsalar bile, Zimmet, ihtilas, irtikap, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, inancı kötüye kullanmak, dolanlı iflâs gibi yüz kızartıcı bir fiilden dolayı hapis cezasından hükümlü bulunmamak,

f) Askerlik durumu itibariyle :                                                  

- Askerlikle ilgisi bulunmamak,                                             

- Askerlik hizmetini yapmış veya ertelenmiş veya yedeksubay sını­fına geçirilmiş olmak,            

g) Görevini devamlı yapmasına engel olabilecek bir sakatlığı olma­mak,

2- Özel Şartlar:

     a) Hizmet göreceği sınıf için Devlet Memurları Kanununun 36. ve 41. maddelerinde belirtilen öğretim ve eğitim kurumlarından birinden dip­loma almış olmak,

     b) Görev ve çalışma yönetmeliklerinde belirtilen diğer şartları haiz bulunmak,

     B) Noterliğe atanacak kâtibin ceza ve disiplin kararı ile meslekten çıkarılmamış olması gereklidir.

      Bu hususlar Cumhuriyet Savcılığı ve Türkiye Noterler Birliği Disip­lin Kurulundan getirilecek belgeler ile tevsik olunur.

     Herhangi bir noterlikte çalışmamış bulunup yeniden mesleğe gire­cek kimselerin Cumhuriyet Savcılığından getirecekleri belge yeterlidir.

      C) Yukarıdaki A ve B fıkralarındaki şartları noter kâtipliğine uygun olanlar ilgili noter yanında altı ay süreli aday olarak çalıştırılır. Türkiye Noterler Birliğinin açtığı kursları bitirenler adaylığa öncelikle alınırlar (Noterlik Kanunu M. 44 son)

     Altı ay sonunda noter tarafından aday hakkında bir rapor düzenlenir. Bu raporda adayın yeterliği onaylanmışsa aday «Noter Kâtibi» olur.

     Du­rum siciline işlenmek üzere rapor ile birlikte Odaya bildirilir.

Yeterliği onaylanmayan aday 6 ay daha çalıştırılabilir, yine başarı göstermezse o noterlikte çalıştırılmaz. Bu takdirde noter adayın çalıştığı servisler ve süresini ve adayın yeterliliğinin neden onaylanmadığını ge­rekçeli olarak açıklayacağı bir raporu odaya gönderir.

Özel durumda kâtip atama usulü

Madde 10 - Noterlik dairesinde çalıştırılmak üzere Yönetmeliğin 9. maddesinin A fıkrasına göre en az ortaokul mezunu bir aday bulamayan noter, durumu bağlı bulunduğu odaya yazılı olarak bildirir ve masrafı ken­disine ait olmak kaydıyla odaca ilân yapılmasını ister.

       Noter odasının en geç 10 gün içinde odanın ve noterlerin bulunduğu mahalde en az bir gazete ile gazete yoksa mahalli usullere göre üç gün su­reli yapacağı ilânlar üzerine, ilanda belirtilecek süre içinde başvuranlar arasından en az ortaokul mezunu olanların adlarını oda başkanlığı ilgili notere bildirir. Noter, bunlar arasından seçim yapmakta serbesttir.

      Odaya başvuranlar arasında en az ortaokul mezunu istekli olmadığı takdirde bu husus odaca tanzim olunacak bir zabıtla tesbit ve ilgili notere tebliğ olunur. Bu takdirde ilgili noter başvuran ilkokul mezunlarından bi­risini de alabilir. Vasıfsız da olsa ortaokul mezunu talip varken ilkokul me­zunu kâtip alınamaz.

1512 sayılı Kanunun 44 üncü maddesinin son fıkrası hükmü saklıdır.

Kâtiplerin noterlik değiştirmeleri halinde uygulanacak usul

    Madde 11 - (Danıştay, 8. Dairesinin 976/4749 Esas, 978/5214 sa­yılı kararı ile iptal edilmiştir.)

Sözleşme ve sicil tutma zorunluğu

      Madde 12 - Noter kâtibi veya adayı ile yapılacak sözleşme dört nüs­ha olarak düzenlenir ve onbeş gün içinde noter odası ile bölge çalışma mü­dürlüğüne birer nüshası gönderilir. Diğer nüshalardan birisi noterde diğe­ri kâtip veya adayda kalır. Bu sözleşmelerin notere onaylattırılması zorun­ludur.

     Noter odasına gönderilen sözleşmeye 9. maddeye göre aranan belge­lerin noter tarafından özel olarak onaylanmış birer örneği de eklenir. Kâ­tip adayının yeterliliğini bildiren rapor ile birlikte yeniden kâtip sözleşme­si yapılmışsa bir örneği gönderilir, yapılmamışsa, aday sözleşmesinin kâ­tiplik sözleşmesi halinde devam ettiği de odaya bildirilir.

     Keza, aday ve kâtip sözleşmesi herhangi bir sebeple ortadan kalkar­sa durumun yine odaya bildirilmesi şarttır.

     Noter odası, bu değişiklikleri odada tutulan özel dosyalarda sakla­mak zorundadır.

     Noterler, çalıştıracakları kâtip adayları ve kâtiplerin ahlâki, mesleki bilgi, işe bağlılığı, iş sahipleri ile ilişkileri durumlarını gösterir ve terfie esas olacak ve noter tarafından bir nüsha olarak düzenlenecek gizli sicil fi­şini her yılın Ocak ayının sonuncu günü akşamına kadar bağlı bulunduğu noter odasına göndermeye mecburdur. (Örnek 2)

     Bu rapor ve gizli sicil fişlerine istinaden bölge içinde noterlikler kâ­tiplerinin sicilleri bu Yönetmelik hükümleri dairesince odalarda tutulur.

Hizmetliler

       Madde 13 - Noterlik dairesinde «hizmetli» olarak çalışan kimseler­de 9. maddede yazılı şartlar aranmaz. Noter, gördüreceği işe göre yetenek­li gördüğü kimseyi serbestçe tayin eder. Kâtipler için verilen raporlar ile tutulan dosya ve siciller bunlar için de aynı şekilde tutulur.

 

Personel ücretleri

     Madde 14 - Noterler, yanlarında çalıştırdıkları kâtip ve hizmetlilere, noterlik işlerinde çalışmaları karşılığı olarak aylık ücret öderler. Bu ücret­ler İş Kanununun 30. maddesi hükmü gereğince düzenlenecek ücret hesa­bını gösterir imzalı ve noterliğin unvanını taşıyan bir pusula ile (tediye fi­şi ücret hesap pusulası) (Örnek 3) ödenir. Ayrıca bordro yapılır.

      Kâtip ve hizmetlilere verilecek ücretlerde aşağıdaki esaslar uygulanır.

A- İlk işe başlamada asgari ücretten az ücret verilemez.

B- (Danıştay 8. Dairesinin 8.6.1978 g. 976/4749 Esas, 978/5214 Karar sayılı kararı ile iptal edilmiştir.)

C - Noterin ayrılması veya ölümü halinde, yeni atancak noterle kâ­tip ve hizmetliler arasında yeniden bir ücret sözleşmesi yapılacağından, bunların geçmiş terfi süreleri bu sözleşmelerde nazara alınır.

Personelin terfii ve buna bağlı işlemler

     Madde 15 - (Danıştay 8. Dairesinin, 8.6.1978 g. 976/4749 Esas, 978/5214 Karar sayılı kararı ile iptal edilmiştir.)

Personelin yaş tahdidi

     Madde 16 - Kâtip ve hizmetliler 65 yaşını tamamladıklarında, yaş tahdidine tabi tutulurlar. Yaşın hesabında Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanununun hükümleri kıyasen uygulanır.

Sigorta ettirme yükümlülüğü ve ikramiye

     Madde 17 - Noterler yanında çalıştırdıkları kâtip ve hizmetlileri:

     a) T.C. Emekli Sandığından emeklilik ve malûllük aylığı almakta olanlar dışında yanında çalışanları 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu hükümlerine göre sigorta ettirmekle yükümlüdürler.

     b) T.C. Emekli Sandığından emeklilik ve malûllük aylığı almakta olup, yaşı 65'i geçmeyen kâtip ve 55'i geçmeyen hizmetlilerin de (hasta­lık) ve (analık) sigortasına girmelerini sağlarlar.

     c) (Danıştay 8. Dairesinin 8.6.1978 g. 976/4749 Esas, 978/5214 Karar sayılı kararı ile iptal edilmiştir.)

Verilecek ikramiyenin zamanını noter tayin eder.

Personelin izninde uygulanacak kurallar

     Madde 18 - Yıllık izinler, noterlik dairesinin işlerini aksatmayacak şekilde başkâtip tarafından her yılın Ocak ayında düzenlenecek ve noter tarafından onaylanacak bir çizelgeye göre kullandırılır.

     İzin talepleri, yazılı olarak başkâtibe verilir. İzin için müracaat etme­yen kâtipler ve hizmetliler noter tarafından tayin edilecek günde iznini kullanmak zorundadır.

      Taleplerin aynı zamana rastlaması halinde veya iş durumuna göre noterin yapacağı tertibe, ilgili kâtip ve hizmetli uymak zorundadır. Noter kâtiplerinin yıllık izinleri İş Kanunu ve bu Yönetmelik gereğince tutula­cak deftere kaydolunur. Ayrıca her kâtibin ve hizmetlinin izne başlama ve bitirme tarihleri özel dosyasına konulmak üzere noter odasına bildirilir.

Kıdem tazminatı

     Madde 19 - Kâtip ve hizmetlilere, kanunlar ve Türkiye Noterler Bir­liği organlarının tesbit edeceği usuller dairesinde kıdem tazminatı verilir.

Servisler

     Madde 20 -Kanunda ve Yönetmelikte yer alan işlem/fer noterlik personeli tarafından ilgili servislerdeki çalışma ile görülür. Servisler;

A) Başkâtiplik servisi,

B) İşlemler (muamelât) servisi,

C) Hesap işleri servisi ve vezne,

D) Tebligat servisinden oluşur.                         

Başkâtiplik servisi

     Madde 21 - Bu servis,

     a) Haberleşme ve yazışma işlerini yürütmek,

     b) Kanun ve yönetmeliklerle tanzimi diğer servislere verilmemiş lis­te, beyanname ve bildiriler düzenlemek ve ilgili mercilere zamanında gön­dermek,

     c) Noterlikte tutulması gerekli defterleri usulüne uygun tutmak, (başkâtip, noterin yazılı onayı olmak suretiyle defterlerden bazılarını ilgi­li servislere de tutturabilir.)

     d) Emanetlerin teslim ve muhafazası için gerekli işlemleri yapmak,

     e) Her türlü karton ve dosyaları usulüne uygun olarak tutmak ve günlük işlem kağıtlarının cilbentlere yerleştirilmesini temin etmek,

     f) Arşiv bölümünü tanzim ve çalışma tarzını tayin, tespit, yürütme ve denetlemek,

     g) Noterlik dairesinin iç hizmetleri, temizlik ve koruma tedbirlerini yerine getirmek,

     h) Aylık ve yıllık iş cetvelleri, beyannameler ve her türlü cetvelleri düzenlemek ve bunları ilgili yerlere göndermek ve gecikmeye meydan bı­rakmadan gerekli ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak,

     İşlerini yapmakla görevlidir. Bu işler başkâtiplik servisi tarafından yapılacağı gibi başkâtibin teklifi, noterin onayı ile diğer servislere de yap­tırılabilir.

İşlemler (muamelât) servisi

     Madde 22 - Kanunlarda genel ve özel olarak noterliklerde yapılma­sı öngörülen tüm noterlik işlemlerini kanun ve yönetmelikte gösterilen şe­kil ve suretle hazırlamak, bu işlemlerin harç, vergi ve sair ücretlerinin ta­hakkukunu yapmak ve iş kağıtlarını vezneye gidebilecek şekilde hazırla­mak ve işi biten kağıdı vezneye sevk etmekle görevli servistir.

     İş yoğunluğuna göre noter servislerde yeteri kadar personel çalıştı­rır. Ancak, birden çok kâtibin çalıştığı serviste noter gerekli görürse bun­lardan birisine «servis şefliği» görevini verir.

Şef, servisinin en yakın âmiri olup, servisini işlerinin düzenli bir şe­kilde ve zamanında yapılmasından sorumludur.

Hesap işleri servisi ve vezne      

     Madde 23 - Noterlik dairesinin gelir, gider, vergi ve sigorta gibi tüm hesap işleri ile vezne ve kasa işlemlerini ve noterin vereceği diğer işleri yürüten servis hesap işleri servisidir.

     Bu servis doğrudan doğruya notere bağlı olup vezne, kasa ve muha­sebe bölümleri halinde çalışır. Vezne işlerini yürüten kişiye «veznedar» denir.

     Servisleri tam olan noterliklerde yevmiye defteri, muvazene defteri, harç, damga vergisi beyannameleri, bordrolar, vergi ve sigorta bildirimle­ri bu servis tarafından tanzim edilir.

     Çalışma tarzı; işlemler servisinden çıkan her işlemin tahakkukunun doğru olup olmadığı başkatip tarafından konrol edilerek paraf edildikten sonra vezneye gelir. Vergi, harç, resim, değerli kağıt ve diğer ücretlerin noksansız ve doğru tahakkuk ettiğine kanaat getiren veznedar evvela bu işlemin makbuzunu keser, bedelini tahsil eder.

     İşlemin sağ üst köşesine yevmiye numarasını kor ve kağıdın sağ alt tarafındaki noterlik tasdik ma­hallini noterlik mühürü ile mühürler. İşin niteliğine göre evrakın üst orta kısmına örnek, tercüme ve sair şerhleri ihtiva eden kaşeyi basar. Yazı ile yazılması gerekli şerhlerin noksanlığı halinde tamamlanmak üzere servi­sine iade eder. İşleme değerlendirme pulu yapıştırılıyorsa bu pullara tarih damgası basılır. Bundan sonra altı notere, noter yokluğunda imzaya yetki­li vekile imzalattırılır. Noterlikte kalacak nüsha alıkonularak diğeri ilgili­ye verilir.

(Değişik 5. fıkra - 20.12.1995)

     İşlem kağıdının noterlikte kalan nüshası yevmiye defterine işlendik­ten sonra ait olduğu gruba ait cilt veya cilbentte saklanır. Cilt veya Cilbentlere sığmayacak büyüklükte ya da kalınlıkta olan veya emniyet nede­niyle noter tarafından gerekli görülen işlemler ayrı yerde saklanır.

     Ancak, işlemin yevmiye numarası, niteliği, ilgilileri ve evrakın nerede saklandığı ayrı bir kağıda yazılarak, o evraka ait cilt veya cilbentteki yerine konur. İşlem tescile tabi ise bu arada bu da ikmal edilir ve evrakın üzerine tescil edildiği işareti konulur. Cilt veya ciltbente yerleştirilen evrakın her işi bit­miş olmalıdır.

(Değişik 6. fıkra - 20.12.1995)

    Defter onaylamalarında onaylanan defterler için, onaylama şerhinde bulunan bilgileri kapsayan bir kağıt, cilt veya cilbentteki yerine tek tek veya toplu halde sıra takip etmek üzere konulur.

Tebligat servisi     

     Madde 24 - Tebliği istenen kağıdın noterlik dairesi aracılığı ile ka­nun ve nizamlara uyarak muhatabına ulaştırılması ve muhatabın ıttılaına en emin şekilde arz edilmesi ile görevlidir.

Tebligatın gerektirdiği bütün masraflar peşin veya avans olarak tah­sil olunur. Tebliği isteyen tarafından bu suretle gerekli masrafın tamamı ödenmeyen tebligattan sarfınazar olunmuş sayılır.

(3. fıkra yürürlükten kaldırılmıştır - 20.12.1995) (4. fıkra yürürlükten kaldırılmıştır - 20.12.1995) Tebliği istenen kağıtların her nüshasına veznece yapılması gerekli iş­lemleri yapılır ve her nüshaya hangi yolla tebliği talep olunmuş ve noter­likçe uygun görülmüş ise bu hususu belirtir şerh konulur.

 

BEŞİNCİ KISIM

Tutulması zorunlu olan defterler

Adalet Bakanlığında tutulacak defterler

     Madde 25 - Adalet Bakanlığında aşağıda gösterilen defterlerin tu­tulması zorunludur.

1 - Noterlik belgesine sahip olanlar defteri,

2 - Noterlikler defteri,

3 - Noterler sicil defteri ve sicil cüzdanı,

Noterlik belgesine sahip olanlar defteri

     Madde 26 - 1512 sayılı Kanunun 6. maddesindeki niteliklere sahip olanlar ile aynı Kanunun 17. maddesi gereğince noterlik stajını bitirmek suretiyle noterlik belgesi almaya hak kazananların kaydolunduğu defter­dir.

     Bundan başka, 1512 sayılı Kanunun yürürlüğe girmesinden önce no­terlik veya noter yardımcılığı ehliyetnamesi aldığı halde tayini yapılma­mış olanlar da bu deftere kaydolunur.

     Bu defterde, sıra numarası, fotoğraf yeri, belge sahibinin adı soyadı, işi, belge tarihi, adres sütunları ile belgenin Kanunun hangi maddesine gö­re verildiği, teklif edilen noterlik, teklifin yapıldığı tarih, teklifin reddedil­diği ya da reddedilmiş sayıldığı tarih, kaydının silindiği tarihlerin yazılma­sına mahsus düşünceler sütunu bulunur.

Noterlik belgesine sahip olanlar defterinden kaydın  silinmesi

     Madde 27 - Noterlik belgesine sahip olanların

1 - Atandığı noterlikte göreve başlaması,

2 - Noterliğe atanma koşullarını daimi olarak kaybetmesi,

3 - Adalet Bakanlığınca yapılan tekliflerin ikisini reddetmesi veya reddetmiş sayılması,

4 - Başvurması üzerine atandığı noterlik görevine başlamayarak iki defa istifa etmesi veya istifa etmiş sayılması,

5 - Ölmesi, Hallerinde defterdeki kaydı silinir.

     Bu suretle defterdeki kaydı silinmiş olanların başvurmaları üzerine; önceden almış oldukları belgeler iptal edilir ve bu husus defterin düşünce­ler sütununda gösterilir.

     Yeniden başvuran, noterliğe atanma şartlarını yitirmediğini belgelendirmesi halinde noterlik belgesine sahip olanlar defterine, ilk defa baş­vuranlar için uygulanan usul gereğince yeniden kaydedilir ve yeni sıra nu­marasına göre belge verilir.

Noterlikler defteri

     Madde 28 - Noterlikler defteri, her noterliğin ayrı bir sayfaya kay­dedildiği bir defterdir. Bu defterde noterliğin adı, dosya numarası, noterin adı, soyadı, göreve başlama tarihi, ayrılma tarihi, noterliğin sınıfı, iş yeri adresi ve düşünceler sütunları bulunur.

     Noterin değişmesi halinde yeni notere ait gerekli bilgiler aynı sayfa­daki özel yerlerine işlenir.

Noterler sicil defteri

    Madde 29 - Noterler sicil defterinde her noter ayrı bir sayfaya kay­dedilir. Bu defter sıra numarası, sicil numarası, noterin adı ve soyadı, do­ğum yeri, doğum tarihi, noterliğe başladığı tarih, bulunduğu noterliklerin adları, göreve başlama ve ayrılma tarihleri, ne suretle atandığı, ayrıldığı ve düşünceler sütunlarını kapsar.

     Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihte noter olanlara Adalet Ba­kanlığınca kıdemlerine göre sicil numarası verilir. Daha sonra noterliğe atananlara da işe başlama tarihlerine göre sicil numarası verilir.

Sicil numarası bulunan bir kimse noterlikten ayrılıp, tekrar noterlik görevine atanması halinde eski sicil numarasını alır. Yönetmeliğin yürür­lüğe girmesinden önce meslekten ayrılmış olup ta, yeniden noterliğe ata­nanlar yeni sicil numarası alırlar.

Noterler sicil cüzdanı

     Madde 30 - Noterler sicil cüzdanı her noter için ayrı bir defter ha­linde tutulur. Bu defterde noterin fotoğraf yeri ile sicil numarası, kimliği, öğrenim ve askerlik durumu, eserleri, bildiği yabancı diller, ne suretle no­terliğe atandığı, bulunduğu noterlikler ve bu noterliklere başlama, ayrılma tarihleri, noterliğe atanmasından önce bulunduğu görevler, aldığı madalya ve ödüller, hakkında girişilen ceza kovuşturmaları ve disiplin işlem ve ce­zalan, izinleri, sağlık durumu, Adalet Müfettişliğince yapılan teftiş sonuç­ları, fahri olara yaptığı görevler ve düşünceler sayfa ve sütunları bulunur.

Bakanlıkça tutulacak dosya ve kartonlar

     Madde 31 - Adalet Bakanlığında ayrıca atama, teminat, izin, teftiş, şikâyet ve gerekli görülen sair konular için dosyalar tanzim edilebilir.

Türkiye Noterler Birliğinde tutulacak defterler

     Madde 32 - Türkiye Noterler Birliğinde aşağıda gösterilen defterle­rin tutulması zorunludur.

1 - Karar defterleri,

2 - Sicil defterleri,

3 - Vasiyetnamelerin tesciline dair uluslararası sözleşmelere göre tu­tulacak defterler,

4 - Muhasebe defterleri,

5 - Diğer defterler,

6 - Disiplin Kurulu defterleri,

Türkiye Noterler Birliğinde ve organlarında tutulacak defterler, dü­zenlenecek ayrı bir iç yönetmelikle ihtiyaca göre artırılabilir. Defterlerin nitelikleri ve nicelikleri ile muhasebe çalışmaları da bu yönetmelikle be­lirlenir.

Karar defterleri

    Madde 33 - A) Yönetim Kurulu ve Başkanlık Divanı Karar Defteri: Yönetim Kurulu ile divan müzakere sonuçlarının yazıldığı defterler­dir. Kullanmaya başlamadan evvel notere onaylattırılır. Aynı defter birden fazla yıl için kullanılırsa, ilk yılın kararlarının bittiği sayfanın altına veya onu takip eden ilk sayfaya o yıla ait kullanmanın hangi sayfada bittiği ya­zılarak kapanır ve altı mühürlenip başkanlıkça imzalanır.

     Kararın başlangıç sayfasında aşağıdaki kayıtlar bulunur :

a - Hangi kurula ait olduğu,

b - Tutanak numarası,

c - Tutanak tarihi,

d - Karar numarası,

e - Karar tarihi,

f - Kurulu teşkil eden üyelerin unvanları, ad, soy ad ve asıl görevi,

g -Toplantıda bulunanların adı, soyadı ve kuruldaki görevleri,

h - Toplantıda bulunamayanların adı, soyadı ve kuruldaki görevleri,

i - Gündem maddeleri,

j - Karar fıkraları yazılır.

     B) Birlik ve Odalar Memur ve Hizmetlileri Disiplin Mercii Karar Defteri :

     Bu defter el yazısı ile tutulur, tasdiki diğer karar defterleri gibi olur.

     Yönetim Kurulu ve Divanca verilen kararların sadece karar fıkrası tarih ve numara sırası altında yazılır ve aslına uygunluğu Başkanlıkça mü­hür ve imza ile onaylanır.

Kişiler tarafından verilen disiplin cezaları deftere geçirilerek cezayı veren tarafından imzalanır.

Sicil defterleri

     Madde 34 - Sicil defterleri

1 - Noterler sicil defteri,

2 -Türkiye Noterler Birliğinde çalışan memur ve hizmetliler sicil defteridir.

    Bu defterler föy, kalamoza ve karton şekillerinde tutulabilir, yukarı­daki maddede açıklandığı şekilde onaylanır.

Vasiyetnamelerin tescili sözleşmesine göre tutulacak defterler

      Madde 35 - Vasiyetnamelerin tescili konusunda bir usul kurulması­na dair Avrupa Sözleşmesi uyarınca tescili gereken vasiyetnamelere ilişkin bilgiler sözleşmede yazılı olduğu şekilde bu defterlere işlenir. Bu defter de 33 üncü maddedeki usule göre onaylanır.

Muhasebe defterleri

     Madde 36 - Mevcut muhasebe usullerinden bir veya birkaçına göre

aşağıdaki defterler tutulur:

a) Yevmiye defteri,

b) Defteri kebir

bu ikisi birlikte de tutulabilir.

c) Kasa defteri,

d) Demirbaş eşya defteri,

e) Diğer yardımcı defterler,

f) Dahili muhabere defteri,

g) Dahili zimmet defteri,

Muhasebe defterleri, özel kanunlardaki usule göre tasdik ettirilir.

Diğer defterler

     Madde 37 - Diğer defterler:

a) Muhabere defteri,

b) Zimmet defteri,

c) İç yönetmelikte belirtilecek defterler ile gerekli sair yardımcı def­terlerdir,

     Bu defterlerde 33 üncü maddedeki usule göre onaylattırılır.

Disiplin kurulu defterleri

    Madde 38 - Türkiye Noterler Birliği Disiplin Kurulunda, aşağıdaki defterler tutulur.

a) Esas defteri,

b)Talik defteri,

c) Muhabere defteri,

d) Karar defteri,

e) Zimmet defteri,

f) Karar kartonu,

g) Diğer yardımcı defter ve kartonlardan ibarettir.

     Bu defterler 33 üncü madde uyarınca onaylanır.

Noter odalarında tutulacak defterler

     Madde 39 - Noter Odalarında aşağıda gösterilen defterlerin tutulma­sı zorunludur.

1 - Noter odası üye kayıt defteri,

2 - Noter odası karar defteri,

3 - Stajyer defteri,

4 - Noter kâtipleri sicil defteri,

5 - Noterlik ortak cari hesap defterleri,

6 - Diğer defterler.

Noter Odası üye kayıt defteri

     Madde 40 - Noter odasına bağlı noterliklerde görev yapan noterle­rin üye olarak kaydedildiği defterdir. Bu defterde her notere bir sayfa ay­rılır. Sayfanın sağ başına fotoğraf, altına noterin adı, soyadı, odaya kayıt numarası, noterliğin adı, noterin doğum tarihi, doğum yeri, noterliğe ilk tayin edildiği tarih ile nakil varsa geldiği veya gittiği noterlik, giriş aidatı­na ait makbuzun tarih ve numarası ve düşünceler sütunu ile noterin, her türlü tatbike medar olacak imzası ve mühürünü ihtiva etmesi gerekir.

 

Noter Odası karar defteri

     Madde 41 - Noter odası karar defteri bu yönetmeliğin 33 üncü mad­desinde yer alan karar defterleri gibi aynı şekil ve usuller dairesinde tutu­lur.

Stajyer defteri

     Madde 42 - Noter odaları, bölgelerindeki stajyerlerin durumunu gösteren bir defter tutarlar. Bu deftere stajyerin adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, adresi, bitirdiği okul, staj için müracaat ettiği tarih, kabul tarihi, staj yaptığı noterlik ve aldığı ücret ile stajın sonucu ve stajyer hakkında tanzim edilen rapor özetleri, imza yetkisi verilmişse tarihi ve vekâlet etti­ği noterlik adı ve süresi kaydolunur.

Noter kâtipleri sicil defteri

     Madde 43 - Her noter odası kendi bölgesindeki noterliklerde çalışan kâtipler için sicil defteri tutmakla zorunludur, bu defter, birlik memur ve hizmetlileri için tutulacak defterler gibi tutulur. (Örnek 4)

     Her oda, işbu yönetmelik yürürlüğe girdiği tarihten itibaren altı ay içinde bölgesindeki kâtiplere bir sicil numarası vermek suretiyle bu defte­re kaydetmek zorundadır. Sicil numarası verirken kâtiplerin noterliklerde-ki hizmet süreleri esas alınır.

     Bu deftere kâtibin sicil numarası, adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, çalıştığı noterlik, tahsil durumu, imza yetkisi varsa yetkinin verildiği veya alındığı tarih, aldığı cezaları, naklen geldiği veya gittiği noterlik adı ve ünvanındaki değişiklikler kaydolunur.

     Noter Odasında tutulan bu defter kayıtları gizli olup ancak oda bu­nu, istendiğinde Bakanlık yetkilileri, Türkiye Noterler Birliği, Disiplin Kurulu gibi merciler ile o kâtibi çalıştıran veya çalıştırmak isteyen notere gizli olarak bildirir.

      Noter kâtipliğine veya adaylığına yeni atananlar, tayin tarihini takip eden 15 gün içinde bu deftere kaydedilir. Her noter aldığı kâtip veya ada­yı bu süre içinde odaya bildirmekle yükümlüdür.

     Bu defterden başka odalarda her noter kâtibi için yönetmeliğin 9 un­cu maddesinde aranan belgeleri ve imza yetkisi verildikçe yemin zaptı su­retlerini ve ceza verilmişse ilâm ve kararları ihtiva eden bir dosya tutulur.

Noterlikler Ortak Cari hesap defteri

      Madde 44 - Noterlikler Ortak Cari Hesap Defterleri, 1512 sayılı Ka­nunun 109 uncu ve 166/12. maddeleri uyarınca tutulacak defterlerdir.

     A - 1512 sayılı Kanunun 109 uncu maddesine göre her bankada açı­lacak hesap için tutulacak Banka Cari Hesap Defteri,

     B - 1512 sayılı Kanunun 166/12. maddesine göre kambiyo senetleri ortak hesabı için yine her bankada açılacak hesaba ait olmak üzere, tutu­lacak Kambiyo Senetleri Banka Cari Hesap Defteri. (Örnek 5)

     Bu defterler Yönetmeliğin 12 inci kısmındaki esaslar gözönünde bu­lundurularak tutulur.

Diğer defterler

     Madde 45 - Noter odalarınca, ayrıca, görevli noterlikler defterleri, oda memurları sicil defteri, muhabere defteri, zimmet defteri, demirbaş eş­ya defteri, muhasebe yevmiye defteri, sigorta dosyası, gelen giden yazış­malar için kartonlar, her noter için ayrı ayrı yazışma dosyalan usullerine göre tutulur.

     Odalarca tutulacak defterler, 33 üncü madde gereğince onaylanır.

Noterliklerde tutulacak defterler

     Madde 46 - Noterliklerde aşağıdaki defterlerin tutulması zorunlu

dur.

l - Yevmiye defteri

 

2 - Emanet defteri,

3 - Tescil defteri,

4 - Muvazene defteri,

5 - (Yürürlükten kaldırılmıştır - 20.12.1995)

6 - Teftiş defteri,

7 - Muhabere defteri,

8 - Zimmet defteri,

9 - Personel sicil defteri,

10 - İzin defteri,

11 - Demirbaş eşya defteri,

     Noterliklerde tutulacak defterler kullanılmadan önce bağlı bulun­dukları hakimliğe tasdik ettirilir.

Yevmiye defterleri

    Madde 47 (*) - (Değişik ilk fıkra : 15.11.1987) Yevmiye defteri iki sayfalı bir defterdir. Defterin sol tarafında, yevmiye sıra numarası, işin ni­teliği, ilgililer, harç, damga vergisi, katma değer vergisi ve değerli kağıt­lar, sağ sayfada diğer gelirler adı altında, noter ücreti, (Kanunlarında, harç, vergi ve resimden bağışık olduğu yazılı işlemler dahil) düzenleme ücreti, yazı (bildirim yazı ücreti dahil), çevirme, karşılaştırma tescil, emanetlerin saklanması, defter onaylama, yol ödeneği, aracılık ücreti, memur vasıtası ile tebliğ vesair ücretleri ile ücretler yekûnu ve genel yekûn sütunları kap­sar.

     Yevmiye defterine, gelen iş kağıtları geliş sırasına göre numara alır ve deftere işlenir. Her iş günü bitiminde günlük işlerin kalem kalem ye­kûnları alınır.

( Maddede iki kez değişiklik yapılmıştır.

Önce 2 Ekim 1984 tarihinde yürürlüğe giren Yönetmelik